freeeの「取引」形式で支払管理をお勧めする理由
こんにちは、しがない中小企業の監査役をしています、なないと申します。
皆様の会社では、どのような流れでキャッシュフローの管理を行っているでしょうか。
今回はfreee会計の「取引」形式でつける管理表をご紹介します。
概要
「取引」って何？
freee会計では、通常の会計用語と違う使い方がされているものがあります。
そのうちの一つが「取引」です。
まず、普通の複式簿記から説明します。
| 日付 | 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
| 4/1 | 仕入高 | 100,000 | 買掛金 | 100,000 | 取引先A |
| 4/30 | 買掛金 | 100,000 | 普通預金 | 100,000 | 取引先A 4/1分 |
一番オーソドックスな記帳の仕方です。
計上日と支払日が違う場合、必ず2行の仕訳になります。
取引が行われた日と、決済が行われた日、別々に記帳するわけですね。
続いて、freee会計の取引データ形式を見てみます。
| 収支区分 | 発生日 | 支払期日 | 勘定科目 | 金額 | 摘要 | 支払日 | 支払口座 |
| 支出 | 4/1 | 4/30 | 仕入高 | 100,000 | 取引先A | 4/30 | 普通預金 |
かなりスッキリしました。
一番大きな違いは、複式簿記でなくなる（！）ということです。
※あくまで管理上の話で、freee会計の中では、相手科目を生成して複式簿記になります。
（疑似）単式簿記になるメリット
このfreee会計の取引形式は、1つの仕訳をバラバラに登録しません。
未決済の状態で勘定科目を計上しておいて、支払いした手段を直接紐づける、という形式をとります。
発生した取引を間違いなくすべて消し込んでいる限り、必ず1対1で残高が消えていきます。
加えて、2行の入力が1行になることにより、入力の手間も半減します。
従来の残高管理が理論上なくなるということです。
実際のつけ方
取引シート
それではデータを見てみましょう。以下サンプルデータを作成してみました。
データの追加、修正はすべてこのシートで行います。追加で入力が必要なシートはありません。
使用される場合は、ファイル→コピーを作成で、マイドライブに複製してから編集をお願い致します。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16iwUPYYvpE-XpBh0UB1r7SE97qF3Txjd-Bhcj5qzvAs/edit?usp=sharing
概ねfreeeのデータと変わりないのですが、うまく整形するために作業列を追加しています。
数式はこんな感じでV1に入れてあります。
=ARRAYFORMULA(IF(A:A="収入",I:I,-1*I:I))項目数はfreeeに合わせてありますが、今回の管理表の運用上必須なのは、
①発生日
②決済期日（キャッシュフローのみ）
③取引先
④勘定科目
⑤金額（実際に使用するのはV列）
⑥決済日
⑦決済口座
⑧V列
ここまでです。
これ以外の項目や、作業列を追加したほうがいいパターンもあります。お好みで修正してください。
銀行残高表（C/F）
次にシート２に移ります。
シート１のデータをピボットテーブルにかけて、銀行残高の実績と予測を作っています。
ピボットの設定はこのような感じです。実績は決済日・予測は決済日を選択します。
今回決済口座は１つしかありませんでしたが、口座がいくつかある場合はそれもフィルタに加えます。
お好みで、勘定科目や管理番号を行に追加してもいいと思います。
銀行残高表の最大のメリットは、ピボットの内訳生成です。
この使い勝手の良さを皆様にも体験してほしい…！！
損益計算書（P/L）
次はシート３に移りましょう。このシートでは疑似損益計算書を作成しています。
勘定科目に貸借科目が混じっていますので、フィルタで損益科目だけにしてやります。
列に発生日を入れるとエラーになってしまう場合は、まず行に追加して、グループ化を施してから列に移してやりましょう。
並び順がすごいことになっていますが、作業列で勘定科目コードを準備し、並べたい順番に昇順にしてやれば、お使いの会計ソフトと合わせることができます。
このスプレッドシートの損益計算書と、会計ソフトの勘定科目の金額が合うように運用します。
注意点
ここまでメリットを中心に説明してきましたが、出来ないこともあります。
貸借対照表（B/S）は作れない
仕様上、口座に対しての入出金にフォーカスして紐づけているので、それ以外の貸借科目の集計にはめっぽう弱いです。これはfreee自体の弱点でもあります。
（やれないことはないのですが、別記事でまとめます。。）
空白行は作らない
複式簿記ではしばしばこういった仕訳に出くわします。
| 日付 | 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
| 4/1 | 仕入高 | 100,000 | 買掛金 | 200,000 | 取引先A |
| 外注費 | 100,000 | ||||
| 4/30 | 買掛金 | 200,000 | 普通預金 | 200,000 | 取引先A |
このような入力はfreeeでも出来るのですが、出来上がるデータが曲者です。
| 収支区分 | 発生日 | 支払期日 | 勘定科目 | 金額 | 摘要 | 決済日 | 決済口座 | 決済金額 |
| 支出 | 4/1 | 4/30 | 仕入高 | 100,000 | 取引先A | 4/30 | 普通預金 | 200,000 |
| 外注費 | 100,000 |
外注費の行に必要なデータの入力がない、ということがお分かりいただけるでしょうか。
スプレッドシートで運用する際は、必須項目に必ずデータを入れ、一行で完結する状態にしておくことをおすすめします。
まとめ
今回は軽く触りだけに留めましたが、メモタグで事業別に集計したり、会計ソフトでは入力できない精度で予測値を入力したり、可能性は無限大です。
それほど難しくありませんので、皆様もぜひトライしてみてください！
ご質問等あれば、コメントやTwitterでお声掛けお願いいたします。
ここまでご覧いただきありがとうございました。
Photo by Kajetan Sumila on Unsplash